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Häufige Fragen zu virtuellen Kirchenvorstandssitzungen

Wer entscheidet darüber, ob virtuell getagt wird?

Nach Artikel 5a Absatz 2 der Geschäftsanweisung befindet darüber der Vorsitzende, d. h. der Pfarrer bzw. Pfarrverwalter.

Ist ein Geschäftsführender Vorsitzender oder eine Geschäftsführende Vorsitzende bestellt, trifft er oder sie die Entscheidung nach Rücksprache mit dem Vorsitzenden.

Beantragt mindestens ein Drittel der KV-Mitglieder eine virtuelle Sitzung, kann der Vorsitzende dies nur aus wichtigem Grund verweigern. Wichtige Gründe können sein: die technischen Voraussetzungen sind nicht gegeben oder ein Beratungspunkt erfordert zwingend einen Ortstermin.

Welche Regelungen gelten für Einladung und Beschlussfassung bei virtuellen Sitzungen?

Einladung und Beschlussfassung richten sich nach den Bestimmungen, die auch für Sitzungen mit körperlicher Anwesenheit gelten.

Artikel 5a Absatz 3 der Geschäftsanweisung sieht für virtuelle Formate ergänzend vor, dass jedem KV-Mitglied zu jedem Beratungspunkt eine Vorlage textlich zu übermitteln ist. Damit soll gewährleistet werden, dass bei der virtuellen Beratung jeder über den gleichen Kenntnisstand verfügt und Beratungsvorlagen im Bedarfsfall unkompliziert in Textform - d. h. auch per Fax oder einfacher E-Mail - nachgereicht werden können.

Wie wird bei virtuellen Sitzungen das Protokoll geführt?

Artikel 5a Absatz 3 der Geschäftsanweisung regelt, dass alle Beschlüsse unter Beachtung des § 13 Absatz 4 VVG unverzüglich in das Sitzungsbuch einzutragen sind. Das bedeutet, dass der Protokollführer bzw. die Protokollführerin die Beschlüsse während der virtuellen Sitzung einträgt, verliest und unterzeichnet. Die nach § 13 Absatz 4 VVG zusätzlich erforderlichen Unterschriften einschl. der Siegelung sind unverzüglich danach einzuholen. (Wird das Protokoll elektronisch abgefasst, ist entsprechend zu verfahren.)

Was ergibt sich für die Auszüge aus dem Sitzungsbuch?

Diese sind auch bei virtuellen gefassten Beschlüssen gemäß § 14 Satz 1 VVG auf Grundlage der protokollierten Beschlüsse zu erstellen. Es sollte im Auszug zusätzlich vermerkt werden, in welchem Format die Sitzung abgehalten wurde (z. B. als Telefonkonferenz oder Videokonferenz).

Sind „gemischte“ Sitzungsformate zulässig?

 Sitzungen, an denen ein Teil der Teilnehmerinnen und Teilnehmer körperlich, ein anderer Teil virtuell teilnimmt, sind grundsätzlich zulässig. Sie gelten als virtuelle Sitzungen. Es sollte jedoch im Protokoll vermerkt werden, wer in welcher Art und Weise (körperlich/virtuell) teilgenommen hat.  

Welche Telefon-/Videokonferenz-Software bietet sich an? Was ist datenschutzrechtlich zu beachten?

Bei der Auswahl und Durchführung von Online-Technik-Tools ist nicht zuletzt auch der Datenschutz zu berücksichtigen.

Das Katholische Datenschutzzentrum Dortmund verweist hierzu auf eine aktuelle Veröffentlichung des Katholischen Datenschutzzentrums Frankfurt. Der Hinweis aus Dortmund findet sich unter:

https://www.katholisches-datenschutzzentrum.de/aktuell-anstieg-von-datenschutzverletzungen-durch-offene-e-mail-verteiler-2/

Die Frankfurter Veröffentlichung ist abrufbar unter:

https://www.kath-datenschutzzentrum-ffm.de/wp-content/uploads/Online-Meeting-Tools-04-2020-KDSZ-FFM.pdf

Müssen KV-Sitzungen während der Corona-Pandemie virtuell durchgeführt werden?

Virtuelle Sitzungsformate können dazu beitragen, das Risiko von Neuinfektionen zu vermindern. Von ihnen sollte deshalb grundsätzlich Gebrauch gemacht werden.

Ob im Einzelfall unter körperlicher Anwesenheit getagt werden kann, muss von den Verantwortlichen vor Ort abgewogen und entschieden werden. Zu berücksichtigen sind dabei die jeweils geltenden Empfehlungen und Vorgaben des Staates (Bund/Länder) und der kommunalen Ebenen (Kreise, Städte, Gemeinden) zum Corona-Schutz, insbesondere Versammlungsbeschränkungen und Hygieneregelungen.

Unabhängig davon sollten Sitzungen mit körperlicher Anwesenheit bis auf weiteres auf zwingend notwendige Fälle beschränkt bleiben.  

Gehören Umlaufbeschlüsse zu den virtuellen Sitzungsformaten?

Umlaufbeschlüsse, d. h. die textliche Abstimmung im Umlauf, sind keine virtuellen Sitzungen. Sie sind durch das VVG und Art. 5a der Geschäftsanweisung nicht gedeckt und deshalb weiterhin unzulässig.

Es gab im März 2020 Empfehlungen des Generalvikariates zur Abgabe von Willenserklärungen über § 14 Satz 2 VVG. Gelten diese weiter?

Die Frage bezieht sich auf das Schreiben des Generalvikars an die Kirchenvorstände vom 18.03.2020. Corona-bedingt waren Sitzungen damals abzusagen bzw. zu verschieben. Die Möglichkeit zu virtuellen Formaten gab es seinerzeit noch nicht.

Einige Kirchenvorstände mussten in dieser Zeit dringend notwendige Erklärung abgeben. Für derartige Fälle wurde auf die Möglichkeit hingewiesen, rechtsverbindliche Erklärungen auch ohne vorherigen KV-Beschluss in der Form des § 14 Satz 2 VVG („KV-Siegel + 3 Unterschriften“) abgeben zu können.

Damit die so handelnden Personen im sog. „Innenverhältnis“, d. h. gegenüber dem KV, rechtlich „abgesichert“ sind, wurde angeraten, zuvor unter den KV-Mitgliedern eine Meinungsbildung per Telefon- oder Videokonferenz herbeizuführen und das Ergebnis zu dokumentieren. Diese Meinungsbildung ist kein Umlaufbeschluss und kann einen formalen Beschluss auch nicht ersetzen.

Grundsätzlich könnte in Notfällen zwar weiter so verfahren werden. Mit den virtuellen Sitzungen stehen jetzt jedoch Formate zur Verfügung, die es den KVs ermöglichen, sofort die entsprechenden Beschlüsse zu fassen; diesen Varianten sollte deshalb der Vorzug gegeben werden.

 

Herausgeber und Hinweis

Erzbistum Paderborn

Erzbischöfliches Generalvikariat / Bereich Recht

Domplatz 3, 33098 Paderborn

Stand: 12.05.2020

Es handelt sich um eine summarische Erstinformation ohne Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Im Zweifel wird eine Rücksprache mit dem Bereich Recht im EGV Paderborn empfohlen.

Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Leitung Abteilung Weltliches Recht (Erzbischöfliches Generalvikariat), Ansprechperson Grundsatzfragen Kirchenvorstände (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Dieser Eintrag wurde am 16.06.2020 von Referat PastorAdmin bearbeitet.

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