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Programm: Digitales Sitzungsbuch zum Vorbereiten, Einladen und Protokollieren von Kirchenvorstandssitzungen

Kirchenvorstandsarbeit erfolgt unter Regularien, die den Verantwortlichen häufig Zeit weit über die Dauer der Sitzung hinaus abverlangen: Einladung in Schriftform, Protokollbuch, Geneh­migung durch drei Unter­schriften, Auszüge in mehrfacher Ausfertigung…

Mit dem digitalen Sitzungsbuch wird dieser Aufwand auf das Nötigste reduziert. Wenn der Kirchenvorstand zusammentritt, sind alle nötigen Unterlagen vorbereitet. Zum Abschluss der Sitzung sind in weniger als einer Viertelstunde alle Papiere erstellt. Die Anwesenden können unmittelbar unterschreiben. Die Umsetzung der Beschlüsse kann direkt beginnen.

Wie unterstützt das digitale Sitzungsbuch?

  • Themen für die Sitzung werden in Arbeitsteilung und geführt als Sitzungsvorlagen formuliert.
  • Alle Sitzungsvorlagen werden digital an einem gemeinsamen Ort gesammelt.
  • Die Tagesordnung entsteht durch Auswahl und Übernahme der vorliegenden Sitzungsvorlagen.
  • Die Einladung mit Anlagen wird automatisch als Serienbrief erstellt.
  • Das Protokoll entsteht geführt während der Sitzung. Dabei werden die Inhalte der Sitzungsvorlagen automatisch übernommen.
  • Protokoll und Auszüge aus dem Sitzungsbuch werden automatisch zum Ausdruck erstellt…
  • …und können unmittelbar in der Sitzung genehmigt, unterschrieben und gesiegelt werden.
  • Das Anschreiben für die Weitergabe der Beschlüsse an den Gemeindeverband wird automatisch mit erstellt. Die Beschlüsse können sofort zur Post.
  • Die Ablage der nummerierten Protokoll-Ausdrucke ersetzt das Sitzungsbuch.

Vorausgesetzte Kenntnisse

Grundkenntnisse im Umgang mit einem Text­verarbeitungsprogramm sollten vorhanden sein oder in einem entsprechenden Ein­führungs­kurs erworben werden. Die nötigen Arbeitsschritte sind in der Anleitung zum digitalen Protokollbuch Schritt für Schritt erklärt. Bei Fragen unterstützen Sie die Außendienstmitarbeiter (ADM) ihres Gemeindeverbandes.

Technische Voraussetzung

Das digitale Sitzungsbuch ist programmiert für Microsoft Word ab Version 2010 und Windows. Für den Ausdruck von Protokoll und Auszügen aus dem Sitzungsbuch unmittelbar am Sitzungsende sollte ein Drucker vorhanden sein.

Rechtliche Voraussetzungen

Der Kirchenvorstand unterliegt als Organ einer Körper­schaft öffentlichen Rechts dem für Verwaltungsakte nötigen Schriftform-Prinzip. Daher hat die Einladung zur Sitzung schriftlich mit der Post zu erfolgen. Die Niederschrift (Protokoll) zur Sitzung muss als Ausdruck auf Papier in fortlaufender, nicht manipulierbarer Nummerierung archiviert werden. Das digitale Sitzungsbuch erleichtert die Erstellung aller nötigen Papiere, es ist kein Ersatz für die formgemäße Einladung und Niederschrift auf Papier.

Wie erhalten wir das digitale Sitzungsbuch?

Die Dokumente werden mit den für Ihre Kirchengemeinde nötigen Angaben für Sie eingerichtet und Ihnen dann z.B. auf einer Daten-CD zur Verfügung gestellt. Begleitend erhalten Sie eine ausführliche Benutzungs­­anleitung.

Wie führen wir das digitale Sitzungsbuch ein?

Informieren Sie sich über die Anwendung des digitalen Sitzungsbuches (Anleitung, Muster­dateien, Beratung durch ADM). Wenn Geschäftsführer/in und Schriftführer/in des Kirchenvorstands sowie ggf. weitere Mitarbeitende mit der Anwendung vertraut sind, machen Sie einen Testlauf – zum Beispiel in einer Sitzung, die Sie parallel auf die bisherige Weise protokollieren.

Test Version St. Liborius zur Ansicht (ZIP-Archiv)

Anleitung: Arbeiten mit dem digitalen Sitzungsbuch

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Kirchenvorstand - Arbeitsweise, Kirchenvorstand - Protokoll, Sitzungsbuch
Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Anwenderbetreuung Kassen-/Sitzungsbuch (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Zielgruppen des Themas sind: Kirchenvorstand - Geschäftsführung, Büro - Pfarrsekretariat, Kirchenvorstand - Protokollant
Dieser Eintrag wurde am 17.02.2020 von Nadine Küpke bearbeitet.

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