Seite drucken

Sitzung nachbereiten mit Auszug aus dem handschriftlichem Sitzungsbuch

Für die Ausführung der Kirchenvorstandsbeschlüsse sorgt der (geschäftsführende) Vorsitzende. Dazu fertigt das Pfarrbüro Auszüge aus dem Sitzungsbuch, die Weiterzugeben und in ihrer Umsetzung nachzuhalten sind. Der Außendienstmitarbeiter (ADM) des Gemeindeverbandes oder die Verwaltungsleitung (VL) kann dabei unterstützen.

Pfarrsekretär/in

Sitzungsbuch und weitere Unterlagen der KV-Sitzung gehen im Sekretariat ein

Pfarrsekretär/in

Auszug aus dem Sitzungsbuch zu jedem Beschluss erstellen

protokollierte Tagesordnungspunkte werden aus dem Sitzungsbuch abgeschrieben; für den Bereich Finanzen Kopie vom Deckblatt des Haushaltsplanes

Pfarrsekretär/in

Auszüge aus dem Sitzungsbuch ausdrucken

zweifach (einmal zum Abheften und Original zum Versenden an den Gemeindeverband)

Pfarrer

Auszüge aus dem Sitzungsbuch unterschreiben

Es sind drei Unterschriften nötig: KV-Vorsitzender bzw. KV-Geschäftsführer oder deren Stellvertreter und zwei KV-Mitglied
§ 14 VVG für NRW und Hessen
§ 15 VVG für Niedersachsen

Pfarrer

Auszüge aus dem Sitzungsbuch siegeln

§ 14 VVG für NRW und Hessen
§ 15 VVG für Niedersachsen

Pfarrsekretär/in

Ggf. Unterlagen hinzufügen

Pfarrsekretär/in

Auszüge für den Gemeindeverband und Unterlagen kopieren

Pfarrsekretär/in

Weiter zu bearbeitende Original-Auszüge aus dem Sitzungsbuch (ggf. mit Anlagen) an den Gemeindeverband senden

Pfarrsekretär/in

alle Auszüge aus dem Sitzungsbuch abheften

PfarrerADM/VL

Auf Antworten aus Gemeindeverband und EGV warten

Zur Genehmigung eingereichte Beschlüsse gibt der Gemeindeverband an das EGV zur Bearbeitung weiter. Sachverhalte, die nicht der Beteiligung durch das EGV bedürfen, werden unmittelbar im Gemeindeverband bearbeitet. Antworten erhält der Kirchenvorstand von der jeweils zuständigen Stelle. Die Bearbeitungszeiten sind unterschiedlich lang.
Zu den Arbeitsständen der einzelnen Vorgänge kann die/der ADM/VL Auskunft einholen.

PfarrerADM/VL

Antworten gehen über die Post im Sekretariat der Leitung beim Kirchenvorstand ein

PfarrerADM/VL

Antwort inhaltlich prüfen

PfarrerADM/VL

Ggf. veranlassen, dass die Antworten an die entsprechenden Personen zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden

PfarrerADM/VL

Ggf. Thema zum Bericht oder zur erneuten Beratung im Kirchenvorstand anmelden

PfarrerADM/VL

Bearbeitete Unterlagen zur Ablage in der Pfarrregistratur an das Sekretariat übergeben

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Kirchenvorstand - Arbeitsweise, Kirchenvorstand - Beschlussfassung

Ansprechpersonen