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Sitzung nachbereiten mit digitalem Sitzungsbuch

Für die Ausführung der Kirchenvorstandsbeschlüsse sorgt der (geschäftsführende) Vorsitzende. Teil dieser Nachbereitung ist die Weitergabe der Auszüge aus dem Sitzungsbuch, die unmittelbar in der Sitzung aus dem digitalen Sitzungsbuch erstellt sind, sowie das Nachhalten der Umsetzung der Beschlüsse. Der Außendienstmitarbeiter (ADM) des Gemeindeverbandes oder die Verwaltungsleitung (VL) kann dabei unterstützen.

KV-Schriftführung

Auszüge aus dem Sitzungsbuch erstellen

geschieht bei der elektronischen Niederschrift automatisch

KV-Schriftführung

Auszüge ausdrucken

zweifach (einmal zum Abheften und Original zum Versenden an den Gemeindeverband)

PfarrerKV-Geschäftsführung

Auszüge unterschreiben

Es sind drei Unterschriften nötig: KV-Vorsitzender bzw. KV-Geschäftsführer oder deren Stellvertreter und zwei KV-Mitglied
§ 14 VVG für NRW und Hessen
§ 15 VVG für Niedersachsen

Pfarrer

Auszüge siegeln

§ 14 VVG für NRW und Hessen
§ 15 VVG für Niedersachsen

KV-Schriftführung

Anschreiben zur Versendung der Auszüge aus dem Sitzungsbuch an den Gemeindeverband erstellen

geschieht bei der elektronischen Niederschrift automatisch

KV-Schriftführung

Anschreiben ausdrucken

zweifach

PfarrerKV-Geschäftsführung

Anschreiben unterschreiben

durch ein zeichnungsberechtigtes KV-Mitglied

KV-Schriftführung

Unterlagen abheften

Führen Sie einen Ordner „Niederschriften“ und einen zweiten Ordner mit den weiteren Unterlagen.
Wird der Ordner „Niederschriften“ abgeschlossen, ist der Inhalt zu binden.

KV-Schriftführung

die für den Gemeindeverband relevanten Auszüge aus dem Sitzungsbuch (ggf. mit Anlagen) mit Anschreiben an den Gemeindeverband einkuvertieren und zum Versand geben

PfarrerADM/VL

Auf Antworten aus Gemeindeverband und EGV warten

Zur Genehmigung eingereichte Beschlüsse gibt der Gemeindeverband an das EGV zur Bearbeitung weiter. Sachverhalte, die nicht der Beteiligung durch das EGV bedürfen, werden unmittelbar im Gemeindeverband bearbeitet. Antworten erhält der Kirchenvorstand von der jeweils zuständigen Stelle. Die Bearbeitungszeiten sind unterschiedlich lang.
Zu den Arbeitsständen der einzelnen Vorgänge kann die/der ADM / VL Auskunft einholen.

PfarrerADM/VL

Antworten gehen über die Post im Sekretariat der Leitung beim Kirchenvorstand ein

PfarrerADM/VL

Antwort inhaltlich prüfen

PfarrerADM/VL

Ggf. veranlassen, dass die Antworten an die entsprechenden Personen zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden

PfarrerADM/VL

Ggf. Thema zum Bericht oder zur erneuten Beratung im Kirchenvorstand anmelden

Das Dokument zum bereits beratenen Tagesordnungspunkt der vergangenen Sitzung kann aus der elektronischen Niederschrift herausgenommen und zur erneuten Beratung vorgelegt werden.Siehe Tagesordnung erstellen und zur KV-Sitzung einladen

PfarrerADM/VL

Bearbeitete Unterlagen zur Ablage in der Pfarrregistratur an das Sekretariat übergeben

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Kirchenvorstand - Arbeitsweise, Kirchenvorstand - Beschlussfassung

Ansprechpersonen