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Adressverwaltung einrichten

Eine Zentrale Adressverwaltung, bei der alle Mitarbeitern auf eine Datei zugreifen, bietet den Vorteil, dass Redundanzen (z.B. eine Adresse in mehreren Dateien) vermieden werden. Der Arbeitsaufwand für die Pflege der Adressen vermieden sich und es gibt keine unterschiedlich aktuellen Stände in verschiedenen Dateien. Die Pflege der Adressen kann trotzdem dezentral (Zuständgkeiten für Adressgruppen) erfolgen.

PfarrerPastoralteamBüroteam

Entscheidung über Einführung einer Adressverwaltung treffen

Ist es der richtige Zeitpunkt, eine zentrale Adressverwaltung einzuführen? Es wird nur wenige Ausnahmen geben, in denen eine (teilweise) dezentrale Adressverwaltung sinnvoll ist.

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

Anforderungskatalog für Adressveraltung festlegen

Welche Adressen werden im Pastoralverbund gebraucht?
Wofür soll eine gemeinsame Adressdatei genutzt werden?
Wer ist für die Aktualität und Pflege der Adressdatei verantwortlich?
Welche Auswahl/Abfragemöglichkeiten müssen gegeben sein?

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

sich über mögliche Adressverwaltungen informieren

Für die zentrale Adressverwaltung kann das Meldewesenprogramm MWplus, Lotus Notes, Outlook, eine Entwicklung auf Basis einer Datenbank wie MS Access oder andere genutzt werden (MS Excel ist für eine größer Zahl von Listen weniger geeignet). Unter Umständen muss ein Programm angeschafft oder ein vorhandenes Programm angepasst und/oder eingerichtet werden.

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

Zuständigkeit für die Einführung festlegen

Wer kümmert sich um den Kauf und oder die Einrichtung des Programms?
Wer übernimmt die Dateneingabe?

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

Kategorien festlegen

Nach welchen Kategorien sollen Abfragen/Adressauswahlen möglich sein?

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

Umfang der Datensätze festlegen

Welche Daten soll ein Datensatz enthalten (Name, Titel, Adresse, Telefon, E-Mail, Geburtsdatum …). Der Umfang des Datensatzes ist von der geplanten Nutzung abhängig.
Es gilt in der kirchlichen Datenverwaltung der Grundsatz der Sparsamkeit: Es sollen nur Daten erfasst werden, die für die Erfüllung der Aufgaben unverzichtbar sind.

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

Adressverwaltung auswählen

Sekretariat des Leiters

Programm kaufen und/oder vorhandenes Programm einrichten

bei Kauf KV mit einbeziehen (KV-Beschluss notwendig), für Einrichtung eventuell externen Dienstleister beauftragen

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

Zugangs- und/oder Nutzungsberechtigungen besprechen und festlegen

Die Datenschutzrichtlinien sind zu beachten.

PfarrerPastoralteamBüroteam

Zuständigkeit für Datenpflege und den Datenschutz festlegen

Zentral (gemeinsames Büro) oder dezentral (jeder seinen Bereich)

Sekretariat des Leiters

Zuständigkeiten dokumentieren

z.B. durch Besprechungsprotokoll

Sekretariat des Leiters

Zuständigkeitsregelung ausdrucken

Sekretariat des Leiters

Zuständigkeitsregelung allen Beteiligten zustellen

Sekretariat des LeitersPfarrerPastoralteamADM/VL

Dateneingabe planen

Wer soll die Ersteingabe der Daten übernehmen? Ist genug Arbeitskapazität vorhanden? Ist dafür eine Schulung oder Einarbeitung notwendig?

Pfarrer

Aufgaben zuweisen

u.U. schriftlich

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

Arbeitsunterbrechung

Einrichtung, Einführung, Erprobung

PfarrerPastoralteamADM/VLBüroteam

Reflexion über Einführung und Erprobungsphase durchführen

Konnte die Adressverwaltung wie geplant eingeführt werden? Hat sie sich bewährt? Sind Anpassungen notwendig?

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

notwendige Anpassungen vornehmen

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Pastoraler Raum, Adressen
Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Unterstützung der Verwaltung im Pastoralen Raum (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Zielgruppen des Themas sind: Leiter des Pastoralen Raumes, Büro, Büro - Sekretariat des Leiters, Pastoralteam
Dieser Eintrag wurde am 25.02.2020 von Nadine Küpke bearbeitet.

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