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Gemeinsamen Terminkalender einführen

Bei größer werdenden Verwaltungseinheiten (Pastoralverbund, Pastoraler Raum) wird es immer wichtiger, Termine zu koordinieren. Erleichtert wird dies durch eine gemeinsame Kalenderführung. Voraussetzung für eine gemeinsame Kalenderführung ist, dass 1. die technischen Voraussetzungen vorliegen und 2. alle Personen des Pastoralverbundes oder Pastoralen Raums am gemeinsamen Kalender beteiligt sind.
Es sind allerdings auch andere Varianten als die gemeinsame Kalenderführung denkbar, z.B. - individuelle (elektronische) Kalender führen, auf die andere Personen (Pfarrer, VL, Sekretariat) Zugriff/Leserecht haben- nur für allgemeine Termine einen gemeinsamen Kalender führen- Zeitrahmen für Terminplanung zur Verfügung stellen

PfarrerPastoralteam

Entscheidung treffen, wie Zusammenarbeit geregelt sein soll

Bevor eine Vereinbarung zur Kalenderführung getroffen werden kann, muss geklärt sein,
wie die Zusammenarbeit im Pastoralteam und mit der Verwaltung organisiert ist.
Welche Termine vereinbart jeder selbst?
Welche Termine werden mit dem Pastoralteam geplant/abgesprochen?
Welche Termine soll das Sekretariat vereinbaren?

PfarrerPastoralteam

Entscheidung treffen, in welcher Form Kalender im Pastoralverbund / Pastoralen Raum geführt werden sollen

Papierform/elektronischer Kalender
gemeinsamer/individueller Kalender
individueller Kalender mit Bearbeitungs-/Leserecht für andere

PfarrerPastoralteamSekretariat des Leiters

Entscheidung über System treffen

Lotus Notes
Outlook
Tischkalender (Papier)
andere
Programme oder Systeme prüfen, vergleichen, Auswahl treffen

Pfarrer

Kalendersystem einführen

Bei Kauf eines neuen Systems ist der Kirchenvorstand zu beteiligen.

ADM/VLPastoralteam

Schulung für Kalendersystem organisieren und durchführen

KV-Beschluss bei Schulungskosten

PfarrerPastoralteamBüroteam

Gemeinsame Kalenderführung erproben

PfarrerPastoralteamBüroteam

Erfahrungen austauschen, Verbesserungsvorschläge machen

PfarrerPastoralteam

Zuständigkeiten festlegen

Pastoralteam:
z.B. Zuständigkeit für Beerdigungen an bestimmten Tagen
Pfarrbüro:
Wer ist für Kalenderführung und -überwachung zuständig?

PfarrerPastoralteam

Vertretungsregelung vereinbaren

Pfarrer

Kalenderführung verbindlich festlegen

Zuständigkeit für Terminvereinbarungen regeln
Darf das Sekretariat ohne Rückfrage Termine vereinbaren?
Wer hat Zugriffsrechte auf den gemeinsamen Kalender oder auf den Kalender anderer Personen?
Zuständigkeit für Terminüberwachung regeln
Wer ist vertretungsweise für die Kalenderführung und –überwachung zuständig?

PfarrerPastoralteamSekretariat des Leiters

Vereinbarung schriftlich festhalten

als Aktennotiz zur Erinnerung oder als Dienstanweisung (dann vom Pfarrer unterschrieben)

Sekretariat des Leiters

Vereinbarung ausdrucken

Sekretariat des Leiters

Schriftliche Vereinbarung allen Beteiligten aushändigen

Pfarrer

Kalenderführung zur Aufnahme in die Aufgabenbeschreibung des zuständigen Sekretariatsmitarbeitenden beim Gemeindeverband anmelden

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Pastoraler Raum, Terminkalender
Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Unterstützung der Verwaltung im Pastoralen Raum (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Zielgruppen des Themas sind: Kirchenvorstand, Leiter des Pastoralen Raumes, Büro, Büro - Sekretariat des Leiters, Pastoralteam
Dieser Eintrag wurde am 25.02.2020 von Nadine Küpke bearbeitet.

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