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Barkasse bewirtschaften

Es ist nicht zwingend notwendig, in einem Pfarrbüro eine Barkasse zu führen. Wird jedoch ein Barkasse geführt, sollte die Kassenführung den Grundsätzen einer ordnungsmäßigen Buchführung entsprechen. Das heißt: Zur Barkasse gehört ein Kassenbuch (Einnahmen-/Ausgabenbuch), in das alle Einlagen und Entnahmen in chronologischer Reihenfolge eingetragen werden und die dazu gehörenden Belege abgeheftet werden. In regelmäßigen Abständen ist zu prüfen, ob der Kassenbestand mit dem Kassenbuch übereinstimmt.
Reicht der Kassenbestand für die zu erwartenden Barauszahlungen nicht aus, wird er durch eine Einlage (Barabhebung vom Bankkonto) aufgefüllt. Ist der Kassenbestand zu hoch, wird ein Betrag entnommen (Ausgabe) und auf das Bankkonto eingezahlt.

Pfarrsekretär/inSekretariat des LeitersAnsprechperson

Beleg entgegennehmen

Pfarrsekretär/inSekretariat des LeitersAnsprechperson

Einlage/Ausgabe tätigen

Keine Einlagen oder Ausgaben ohne Beleg und Eintragung ins (Bar-)Kassenbuch tätigen!

Pfarrsekretär/inSekretariat des LeitersAnsprechperson

Ein-/Auszahlung ins (Bar-)Kassenbuch eintragen

alle Kassenbewegungen nach Datum sortiert

Pfarrsekretär/inSekretariat des LeitersAnsprechperson

Beleg abheften

Falls kein Beleg vorhanden ist, kann ein Eigenbeleg erstellt werden (z.B. bei einer Spende: Spender, Betrag, Datum, Zweck). Gegebenenfalls Daten für Spendenquittung weiterleiten oder auf Wiedervorlage legen.

Pfarrsekretär/inSekretariat des LeitersAnsprechperson

Auszahlungsbeleg oder Barscheck ausfüllen

bei zu niedrigem Kassenbestand

Pfarrer

Auszahlungsbeleg oder Scheck unterschreiben

Pfarrsekretär/inSekretariat des LeitersAnsprechperson

Arbeitsunterbrechung

Die Barabhebung vom Konto oder die Einlösung des Barschecks werden unter Botengänge (Bankbesuch) mit erfasst.

Pfarrsekretär/inSekretariat des LeitersAnsprechperson

Bareinlage tätigen

Das vom Bankkonto abgehobene Geld (bzw. der eingelöste Scheck) wird in die Barkasse eingelegt.

Pfarrsekretär/inSekretariat des LeitersAnsprechperson

Bareinlage ins Kassenbuch eintragen

Pfarrsekretär/inSekretariat des LeitersAnsprechperson

Unterlagen für Buchführung ablegen/abheften

Die Unterlagen der Barabhebung vom Konto (oder Scheckeinlösung) werden zu den Buchführungsunterlagen (Kassenbuch führen) abgelegt.

Pfarrsekretär/inSekretariat des LeitersAnsprechperson

Bargeld entnehmen

bei zu hohem Kassenbestand

Pfarrsekretär/inSekretariat des LeitersAnsprechperson

Bargeldentnahme ins (Bar-) Kassenbuch eintragen

Pfarrsekretär/inSekretariat des LeitersAnsprechperson

Bargeld für Einzahlung aufs Bankkonto bereitstellen/übergeben

Die Einzahlung des Bargeldes auf das Bankkonto erfolgt beim nächsten Bankbesuch (gesonderte Arbeitsablaufbeschreibung).

Pfarrsekretär/inSekretariat des LeitersAnsprechperson

Saldo im (Bar-)Kassenbuch ermitteln/Seite abschließen

Wenn eine Seite des Kassenbuchs gefüllt ist, wird der Saldo ermittelt und auf die neue Seite übertragen. Gleichzeitig wird geprüft, ob der Kassenbestand mit dem Kassenbuch übereinstimmt. Eine Saldoermittlung und Prüfung des Kassenbestands ist jederzeit zwischendurch auch möglich.
Monatlich oder mindestens einmal jährlich (je nach Absprache) ist die Kasse abzuschließen.

Pfarrsekretär/inSekretariat des LeitersAnsprechperson

Geldbetrag der Barkasse zählen

Pfarrsekretär/inSekretariat des LeitersAnsprechperson

prüfen, ob Barkasse und Kassenbuch übereinstimmen

Pfarrsekretär/inSekretariat des LeitersAnsprechpersonPfarrsekretär/in mit Schwerpunkt Buchhaltung

bei Differenzen Fehler suchen und berichtigen

PfarrerADM/VL

Abschluss der Barkasse prüfen

Wenn der Pfarrer nicht selbst die Barkasse prüft, sondern eine Person damit beauftragt, nimmt er von der prüfenden Person nur den Prüfbericht zur Kenntnis entgegen.

PfarrerADM/VL

Prüfvermerk ins Kassenbuch eintragen

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Buchhaltung, Kassenbuch, Barkasse
Zielgruppen des Themas sind: Leiter des Pastoralen Raumes, Büro - Pfarrsekretariat, Büro - Sekretariat des Leiters, Büro - PfarrsekretariatBuchhaltung
Dieser Eintrag wurde am 27.02.2020 von Nadine Küpke bearbeitet.